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小木虫论坛-学术科研互动平台 » 出国留学区 » 海外博后 » 求助咨询 » 老板秘书发信说了一些关于办理DS-2019表的事情(附原文)~N多不明白，求指点~
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天棚元帅

木虫 (著名写手)

[求助] 老板秘书发信说了一些关于办理DS-2019表的事情(附原文)~N多不明白，求指点~

不好意思，问的问题比较多，请众虫友帮帮忙，非常感谢~~~~~

秘书信件的部分正文（个人信息省略，见谅）：
Dear Mr. 天棚元帅,

I work for Prof. XXX and I am writing to request the information we will need to process the paperwork for your appointment with the University of XXXXXX.

I have attached a J-1 information form that you will need to fill out and send back to me as soon as possible, along with the following documents:
（1）       A copy of your advanced degree diploma or graduation transcript from the University of XXXXX(我的学校)
（2）       A copy of your passport photo page
（3）       An official letter from your College Dean or Registrar stating that you have completed all of the requirements for your PhD, and giving a date when your degree will be conferred.

（4）附件是 一个J-1 information form
-------------------------------------
我的问题：
1、针对（1）：我还没毕业，因此没法提供advanced degree diploma ，（1）中的graduation transcript 是仅仅指博士期间的成绩单就行吗？我的情况比较麻烦，我算是属于硕博连读，硕士上了两年后直接攻博的那种，那我需要连同硕士期间的成绩单一起给吗？而且是需要去诸如档案馆的地方翻译成英文的成绩单吧？

2、针对（2）：这里面的copy都是指扫描版的文件？护照上带照片的那页？

3、针对（3）：这种official letter官方正式文件也得要求是英文的吗？还是中英文都需要？。。。关键是找学校盖章的话，有英文的章吧？

4、针对（4）：这个J-1 information form中提到了寄DS-2019表的方式，不明白。。
原文如下：
“Department Chair: When you send this form to the General Counsel’s Office to have the Form DS-2019 completed, please be certain all information is complete. The General Counsel’s Office is not responsible for sending Federal Express or UPS packages. Please check the appropriate box below designating whether you want the completed Form DS-2019 mailed to you by campus mail or if you want to be called for pick-up.”

不明白by campus mail or be called for pick-up？一般是选哪种方式？这是要将纸质版的DS-2019表寄过来让我填吗？
----------------------------------------

问题比较多，有的可能还比较stupid。。。麻烦众虫友了，希望众虫友不吝赐教啊~~~非常感谢啊~~~
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A man gets what he earns when he earns it.
1楼 2012-03-22 11:12:01
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回帖支持 ( 显示支持度最高的前 50 名 )

JunJr

铁杆木虫 (著名写手)

【答案】应助回帖

★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★
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天棚元帅: 金币+8, ★★★★★最佳答案, 谢谢J版~回答的非常详细~O(∩_∩)O~ 2012-03-23 08:10:05
1，2. 前面说得比较清楚，也好办。

3. 你自己写个英文的证明信，说明你已经答辩能够在某年某月拿到学位，之后打印好，找院长签字盖章就行，不需要英文印章。我当年就是这么办的。大使馆和校方都看了这个文件，没问题。

4. 这个前面几位说得不清晰。
对方的意思是，在他们开始办理DS2019之前，你必须要填写一个表格并且邮寄给他们。现在他们现在已经给你准备好了这个表格，要邮寄给你。但是学校的HR部门公事公办不会替你付邮费。这时候你有两个选择，要么让HR把信送到你申请的实验室那里，之后你们实验室的人再想办法邮寄给你；要么你自己上网给Fedex或者UPS提前付邮费，之后你再打电话约好美国的邮差在某个时候到去学校的取信，这就叫“call for pick-up”。
我建议，你直接让他邮寄给你要申请的实验室，再让他们想办法给你邮寄到国内吧。

你填写表格之后还得把这个表邮寄回去，然后对方给你办DS2019，再邮寄给你（又是上面这一套官僚作风），你再去大使馆预约签证。估计前后还得至少2个多月。
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9楼2012-03-23 04:58:43
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普通回帖

liudb

木虫 (著名写手)

【答案】应助回帖

★ ★ ★ ★ ★
感谢参与，应助指数 +1
天棚元帅: 金币+5, ★★★很有帮助, 谢谢~O(∩_∩)O~ 2012-03-22 19:03:27
1. 应该是博士期间的成绩单，你到学校去要一份英文的就行吧。我申请的时候没要这个东西。
2. 扫描有你头像那页。
3. 你可以自己用英文写好，然后请你们院领导盖章。中文的章即可。
4. 这个表一般是在你把上述材料给对方后，对方给你填好。上面会写清楚多少钱，啥时候开始结束等等。然后快递给你纸质版，你签字后即可拿去办签证。你最好再和这个人确认一下。
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谦虚、谨慎、得体
2楼2012-03-22 11:51:22
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yalefield

金虫 (文坛精英)

老汉一枚

【答案】应助回帖

★ ★ ★ ★ ★ ★
感谢参与，应助指数 +1
天棚元帅: 金币+3, ★★★很有帮助, 谢谢~~O(∩_∩)O~ 2012-03-22 19:04:00
天棚元帅: 金币+3, ★★★很有帮助, ~谢谢补充回答~追加金币~O(∩_∩)O~ 2012-03-23 08:10:57
2楼已回答。

问题4的“by campus mail or be called for pick-up？”跟你没关系。
by campus mail是说通过校园邮政，送到你指定的地方；
be called for pick-up是说到时候给你打电话，让你到他那里去取。
这是秘书们办公时的习惯用语，可是并不适合你的情况。

校园邮政：
校园内有免费的邮政系统。秘书们使用一种能反复使用的大信封，上面有很多格子。在一个格子里写好收件人、地址即可投送。收信人还可以用这个信封，把上一个格子内的信息划掉，在下一个格子里写上新的收信人......
节约啊。
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3楼2012-03-22 12:14:53
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jxl_corn

木虫 (小有名气)

【答案】应助回帖

★ ★ ★ ★ ★
感谢参与，应助指数 +1
天棚元帅: 金币+5, ★★★很有帮助, 谢谢~~O(∩_∩)O~ 2012-03-22 19:04:34
二楼的回答的很详细了，我再分享一下我的经历

1）我办的时候也没有答辩，秘书说只要来签正式合同的时候提供diploma就行。这个并没有影响到我办DS2019。你可以告知她你目前的情况，并询问是否可以后补。英文成绩单我没有被要求，如果需要，去学校档案馆，可以做正式的英文成绩。

2）护照第一页扫描

3）我在答辩过后开过一个公式证明，类似于你的要求，英文的自己翻译即可。但是有一点要注意，要到研究生院问一下，如果你没有答辩，他们不一定肯给你开这个证明，即使你的导师同意，各个学校情况不一，建议你搞清楚。我看到有虫友问过类似问题，有的学校的研究生院甚至对你的措辞都非常严格，写的不够规范都不给盖章。学校的行政。。。。不好打交道，要做好准备。

4）DS2019表的形式，我曾经也以为是要自己填的，其实不然。这是小秘帮你把信息收集，交给学校的international office，再递交到政府，政府给发的填好的正式文件，上面有所有信息，还有条形码等，你收到后只需要签名，这是重要文件，然后出入境、报道都会用到。这个文件办理有一定周期，1到3周不等。

2019表的开始日期很重要，只能在开始日期前后一个月入境，不然要重新办理。所以你要算好你毕业，办签证的时间，得出一个大概可能的出发时间，然后确定一个2019表的开始时间。

祝一切顺利。
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4楼2012-03-22 13:18:20
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waehrend

至尊木虫 (知名作家)

水哥

优秀版主

【答案】应助回帖

★ ★ ★
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天棚元帅: 金币+3, ★★★很有帮助, 谢谢水哥~~O(∩_∩)O~ 2012-03-22 19:05:08
呵呵 楼上几位热心人回答的很详细了

我补充一点点，copy、你就扫描成pdf给他们就是copy了
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何三水，人称水哥（对啦，就是灌水的那个水啦）
5楼2012-03-22 17:54:22
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凡人一枚

新虫 (小有名气)

【答案】应助回帖

★
感谢参与，应助指数 +1
天棚元帅: 金币+1, ★有帮助, ~~谢谢祝福~~O(∩_∩)O~ 2012-03-22 19:05:49
楼主好人，祝福楼主，顺便求BB、、、、
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6楼2012-03-22 18:27:45
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yalefield

金虫 (文坛精英)

老汉一枚
DS-2019就是你的“合同”、Offer、“暂住证”！
以后，你想接老婆/老公、孩子、父母，每个人都要一张有DS-2019！
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7楼2012-03-22 19:22:37
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zyz2007

金虫 (正式写手)
我现在也是这种情况，还没毕业，提供不了毕业证。那边让学校研究生院开一个能按时毕业的证明，但是研究生院不给开这种证明的
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8楼2012-03-22 19:22:42
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799045386

金虫 (初入文坛)
??
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10楼2013-09-09 14:02:34
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