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yanjun

木虫 (著名写手)

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[交流] [转载]大量的参考文献――用EXCEL来整理

大量的参考文献――用EXCEL来整理

写综述之类的文稿，参考文献必不可少，十份二十份的管理起来还比较容易，若上百份，甚至二三百份，就不那么容易了。近日对一篇综述240余篇参考文献的整理颇费了些心思，回想起来觉得一些“技巧”可能还有些意义，所以写出来权作抛砖引玉吧。
写作之前，案头罗列的参考文献必然每份先给个编号，按此编号写作时作标引。但可能由于检索时间或检索方式不同，同一篇文献给了2～3个编号，因此写作标引中就出现了“28”与“208”、“69”同是一篇文献的情况（但在写作引用时并未觉察到）。对于这样的问题，应用EXCEL可以很好地解决。
1  写作完成后，确定所有文献不再增减，将所引用到的文献编号与文献核对，做到一一对应。
2  在这众多的参考文献中，分辨出哪些是重复文献。用EXCEL的方法是：将带有旧编号的文献标题复制到EXCEL内，然后将第一作者复制到第1栏，再按第1栏排序，相似或相同的作者就排在了一起，这样可迅速辨别出哪些是重复文献了。对于这些有重复编号的文献，用“＝”号做上标记，即“28”＝“208”＝“69”。并不是简单地删除原来的编号，那样会引起混乱。
3  按文内引用顺序将全部引文编号全部抄下来，并注明所在草稿页码，将抄得的引文编号录入另份EXCEL内。
4  在EXCEL内Sheet 1内保留为原顺序（即刚抄得的顺序），将此顺序复制到Sheet 2内，排序，可发现有“重号”（即在2页上有“25”，在第3页上也有“25”），然后抄下重号，到Sheet 1内用“查找”功能找到重号“25”，并自后向前删去重号。
5  删净重号后，再复制到Sheet 3内重新排序一遍，发现已无重号，定下。
6  在Sheet 1中（删重号后的），按引用顺序，给出新编号1、2、3.......(对于已做标记的重复文献不再给新编号)
7  将Sheet 1（已有3栏：草稿页码，旧编号，新编号）复制到Word，分三栏打印出来，便可依此顺序到草稿中将旧编号改为新编号。工作完成。
如此整理，既显著提高了工作效率及准确性，更减少了“漫无头绪”的烦恼。当您遭遇大量文献时，不妨一试。

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