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徐亚萍

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[交流] 公司内仪器设备管理程序

公司内仪器设备管理程序
1       目的
保证仪器设备的有序购置、合理配置、正常使用与管理，妥善降级与报废。
2       适用范围
本程序适用于仪器设备购置（含调研、论证）、验收（硬、软件）、调试、使用（含记录）、运行检查、流转、维护、维修、降级、报废及管理。
3       职责
3.1 中心常务副主任为仪器设备的总负责人。分管仪器设备购置（含调研）计划的审批，购置经费的使用审批，事故处理；组织与供应商、代理商的谈判等购置事宜。
3.2 中心副主任（技术主管）为仪器设备从验收到报废的各项管理的负责人。
3.3 仪器专管员负责仪器设备的购置手续的办理、组织验收（含硬、软件）和检定；负责仪器设备的日常管理工作（包括检查维护、使用、运行检查记录、统计、报表等）；负责仪器资料档案收集审查和缴档。负责仪器的室间流转登记。
3.4 室主任负责本室仪器设备购置、维修、降级、报废申请的审核；负责协助专管员组织本室新购置仪器设备的调试、验收及小型仪器设备的购置管理；负责室内仪器设备检定/校准及流转管理。
3.5 仪器操作人参与购置、验收，负责调试、操作、维护、运行检查、校准（需要）和保管。仪器管理人负责提出仪器的维修、降级、报废申请及检定（需要时）。
4       购置
4.1 技术主管和检测室可根据工作需要提出仪器设备购置建议，由使用单位填写《仪器设备购置申请表》，交仪器专管员。
4.2 单台万元以上的仪器设备，由技术主管组织人员进行购置前的调研，由调研人提交调研报告。其内容应包括：名称、用途、有关生产厂商、使用条件、性能的先进性和实用性、有关配套设备及消耗件、生产厂商售后服务的概况、有关单位使用的情况、总价格、拟操作人等。
4.3 技术主管组织相关人员根据调研情况制订购置计划，报常务副主任批准。
4.4 需报上级主管部门批准的，由仪器专管员负责向上级有关部门呈报仪器设备购置计划。并由仪器专管员或相关人员按购置计划实施购置。小型仪器设备由使用单位按批准的计划自行组织采购。
4.5 临时提出的购置申请应由常务副主任组织技术主管、仪器专管员和申请人等进行讨论，决定批准与否。经批准后专门安排相关人员实施购置。
5 安装、调试、验收、入账
5.1 仪器设备(单台万元以上)到货后，由仪器专管员负责组织有关人员会同生产厂商（或代理商）进行验收(按定货合同及装箱单，含软件)、安装、调试。由供应方安装调试人填写安装、调试、合同履行记录，并经仪器管理人、室主任、仪器专管员确认签字。
5.2 单台万元以下的仪器设备由室主任安排仪器操作人进行调试、验收、填写记录并经仪器专管员确认。
5.3 验收不合格者，由仪器专管员负责组织相关人员与生产厂商进行交涉。
5.3.1 属生产商换货或维修的，可在新换（或维修后）仪器到货后，执行5.1、5.2程序。
5.3.2 需退货者，由原仪器设备购置人负责办理相关手续。
5.4 验收结束一周内，仪器专管员将仪器设备购置资料，包括：购置计划、调研报告、申请报告、审批材料、招（投）标文件、合同、到货通知单、装箱单、验收记录、使用说明书（含软件目录、软盘等）、发票（复印件）等收集整理，并对仪器编号后交档案室。仪器操作人将使用说明书的主要内容复印备用。
5.5 中心购置的所有仪器设备(不论单价多少)，应在安装、调试、验收结束后，在执行中心原有财务报销制度的基础上，再经仪器设备专管员在购物发票上签字确认后，方可到财务室办理报销手续。仪器专管员同时应将该仪器设备的情况记录到仪器台帐中。
6 预备实验
6.1 验收后20日内，使用室负责人应组织操作人进行预备实验。
6.2 操作人应认真阅读使用说明书及有关资料（对单台万元以上的仪器设备，应制订简明的实验计划），然后开始预备实验。
6.3 预备实验工作应在仪器到货的3个月内完成。
6.3.1 预备实验结束三日内，填写“仪器设备预备实验报告”交技术主管审查后转交仪器专管员。
6.3.2 经预备实验证实仪器设备性能不合格时，在结论形成的7天内由使用室负责人写出报告，交仪器专管员。后者应于3日内与生产商联系解决。解决后，重新按6.1、6.2、6.3.1程序执行。
6.3.3 对进口仪器，应在1个月内将其中关于操作的主要内容译为中文并打印成册备用。
6.4 对单台万元以上仪器设备，仪器专管员收到预备实验报告3日内交技术主管审批。
6.5 凡对检测结果出数据的仪器设备无论价值多少，预备实验结束后，均应先进行检定（校准）。要求见《实现量值溯源的程序》。
7 使用操作
7.1 室负责人应指定每台仪器设备有1名管理人。单台万元以上和直接出数据的仪器设备至少应有2名操作人，其中一人为管理人。
7.2 操作管理人应认真阅读使用说明书后，方可操作。
7.3 单台万元以上和直接出数据的仪器设备的操作管理人需考核合格后方可上岗。要求见《上岗人员考核程序》。
7.4 操作管理人应严格遵守仪器设备操作规程。
8 仪器使用记录
8.1 凡对检测直接出数据的仪器设备，均应有使用记录。
8.2 使用记录应记载有：仪器名称、编号、使用的年、月、日、开关机时间（24小时制）、上机样品编号、测试项目、使用前后的检查情况、操作人、验证人、异常情况及处理结果。
8.3 使用记录应于开、关机和使用时及时填写，时间执行24小时制，字迹应清晰、工整。
8.4 仪器设备使用记录（含维护、运行检查记录），每年1月和7月的第一个工作日由仪器专管员负责收回，整理后于每年的元月30日前，7月30日前交档案室。
9 维护、运行检查
9.1 仪器设备操作管理人应按《仪器设备操作、维护、运行检查规程》的要求，按时对其进行维护和运行检查。同时做好记录。
9.2 维护情况应及时记录，其内容应包括：日期、维护操作、仪器状况、异常情况处理(必要时)、执行人、验证人。
9.3 运行检查结束，立即填写运行检查记录。
10 维修
10.1 仪器设备使用、维护、运行检查中发生故障，影响检测结果，操作管理人应立即停止使用并记录。
10.2 出现故障的当日，操作人应填写维修登记表，经室负责人确认后报仪器专管员。
10.3 仪器专管员收到表后3日内应提出维修处理方案。
10.3.1 由中心的仪器室派员检查，能维修的进行维修。
10.3.2 中心仪器室无法维修的，由仪器使用室负责人负责与生产商或代理商联系维修。
10.3.3 包修期内的维修，由仪器管理人负责与生产商联系维修。
10.4 维修结束当日，由操作管理人将维修结果填入维修表，随即交仪器专管员。
10.5 仪器专管员在维修结束3天内将维修表交档案室。
10.6 凡对检测直接出数据的仪器设备维修后应执行《实现量值溯源程序》。
11 事故查处
11.1 因违章操作、缺乏责任心致使仪器设备出现故障、损坏或性能降低的为一般事故。
11.2 因事故造成单台万元以上仪器损坏、人员伤亡、严重安全后果的列为重大事故。
11.3 事故发生当日责任人应填写事故报告单，经室主任确认后报仪器专管员。重新按本程序10的规定进行。
11.3.1 一般事故的仪器设备，可修复的按本程序10进行，无法修复的由仪器专管员报中心副主任处理。
11.3.2 属重大事故者，由仪器专管员负责向中心常务副主任汇报，在认真调查原因的基础上，由中心常务副主任做出处理决定。
11.4 事故处理结束后3日内，仪器专管员应将事故单及有关资料整理交档案室。
12 降级
12.1 确定仪器设备的某些功能缺损、下降且无法修复但还可有效使用的，定为降级。
12.1.1 由操作管理人在3日内填写降级申请表，经室负责人签批后报仪器专管员。
12.1.2 收到申请表7日内由仪器专管员负责会同室负责人、操作管理人检查仪器设备情况并提出建议，报中心副主任7日内签署意见。
12.1.3 经中心副主任审批降级的仪器设备，由仪器专管员自审批3日内将批件交室负责人、操作管理人签阅。
12.2 经中心副主任审批降级的仪器设备，应按《实现量值溯源的程序》进行检定或校准，并由仪器专管员负责在其显著位置粘贴降级使用标志。原批件即日交档案室。
13 报废
仪器设备性能老化、损坏，无法修复者，定为报废。
13.1       仪器报废由操作管理人填写报废申请表，经室主任确认后交仪器专管员。
13.2       仪器专管员收到申请表20日内，在申请表上签署意见，报常务副主任。
13.3       常务副主任接申请表后商技术主管在10日内签署意见。需报上级部门批准的由财务室负责上报。
13.3.1 未批准报废的，由仪器专管员和室主任共同负责组织联系维修。要求见本程序10。
13.3.2 经中心或上级批准报废者，由仪器专管员按中心要求组织处理。
13.3.3 已报废仪器设备的申请表，由仪器专管员10日内将复印件交财务室，原件交档案室。

14 标识管理
每台仪器都应粘贴相应的标识，以标明其状态及编号。仪器设备经检定、校准或批准报废后，由仪器专管员及时按检定/校准证书或报废批复，填写计量部门统一印制的三色标志，粘贴于仪器表面显著位置。三色标的应用范围如下：
a)       合格证(绿色)：检定、校准、验证合格者。
b)       准用证(黄色)：某些功能已丧失，但检测所用功能正常，经校准合格者；某一量程准确度不合格，但检测工作所用量程合格者；降级使用者。
c)       停用证(红色)：适用于仪器损坏、经检定不合格、性能无法确定、超过检定周期者。
15 统计
仪器专管员每年1月对前一年仪器设备的情况（增加、报废、降级、事故等）进行统计，报表交中心常务副主任。
16 流转
16.1       仪器设备变更操作管理人；单台万元以上仪器设备变更放置地点；室间临时借用仪器设备，均属仪器设备的流转（简称流转）。
16.2       仪器设备变更操作管理人，由室负责人填写流转记录表，于变更之日内交仪器专管员。
16.3       单台万元以上仪器设备变更放置地点：
16.3.1       室内流转由室负责人填写流转记录表，5日内交仪器专管员。
16.3.2       室间流转，由仪器专管员负责填表报中心领导批准后实施。
16.4       室间仪器设备临时移动性借用，其管理人负责填单办理借还手续，并确保仪器设备的完整和运转无误。
17 相关文件
17.1       CX 11-2002 《上岗人员考核程序》
17.2       CX 16-2002 《实现量值溯源的程序》
17.3       CX 28-2002 《技术档案管理程序》
18 记录表格式
18.1       仪器设备购置申请 (见表1)
18.2       仪器设备安装调试记录 (见表2)
18.3       仪器设备验收记录(见表3)
18.4       仪器设备运行检查记录表(见表4)
18.5       仪器设备流转登记表(见表5)
18.6       仪器设备维修登记表(见表6)
18.7       仪器设备事故报告单(见表7)
18.8       仪器设备降级申请书(见表8)
18.9       仪器设备报废申请书(见表9)

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