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让参考文献按照自己希望的格式自动输出(NoteExpress输出样式制作教程)
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GB/T 7714-2005《文后参考文献著录规则》是一项专门供著者和编辑编撰文后参考文献使用的国家标准,下面我们以该样式为例，介绍NoteExpress中输出样式的制作方法。“授人以鱼不如授人以渔”，掌握了样式制作方法，就可以根据自己的投稿需要制作新的样式或者修改现有的样式，发挥NoteExpress 在论文写作方面的全部威力。 首先我们通过NoteExpress 菜单 [工具]------〉[输出样式]------〉[输出样式管理器]，点“新建”按钮，进入“样式编辑器”界面。  输出样式包括以下七项：常规、匿名作品、页码、日期格式、期刊名称、引文、参考文献。  一、常规 “常规”里包含所要制作样式的基本信息：样式名称、样式基于、类别、创建日期、修改日期、注释、多语言设置（包括使用多语言格式化、语言标识管理器）。 在“样式名称”里填上“中华人民共和国国家标准 GB 7714-2005”，它是我们所要制作输出样式的名称。“样式基于”一般省略。“类别”通用为“Generic”。“创建日期”和“修改日期”系统自动 填写。“注释：”里面可以填写输出样式的简略介绍，以方便用户对此输出样式的了解。“多语言”里面我们一般要进行一些简单设置: 首先我们要选中“使用多语言格式化”，因为几乎所有的文献都包括中文和英文的内容，所以在“语言标识管理器”里面我们至少要设置“中文”和“英文”两种格 式。在“语言标识管理器”里可以通过添加按钮进行添加“English *”和“Chinese”。 二、匿名作品 “匿名作品”是当文献出现匿名情况下的设置。有以下选项供我们选择：留空 、使用完整标题替代作者（U）、使用略缩标题替代作者（S）、使用APA方式和插入文本。 我们这里将其设置为“留空”即可。 三、页码 “页码”负责页码格式的设置。如“页码格式”里的：不改变页码、仅显示第一页码、缩写最后一页、缩写最后一页，两位数字、显示全部页码、期刊仅显示第一 页，其他类型全部显示。根据“国标”要求页码要全部显示，因此在“显示全部页码”选项前选中，另外在“页码范围分隔字符”里要填上“-”，用于达到如： “123-125”页码的标准输出。 四、日期格式 可以根据需要选择“不替换”原样输出或者使用NoteExpress提供的日期格式。NoteExpress提供了众多日期输出格式供选择。根据“国标”的要求，我们这里选择了类似“2006-06-06”这样标准的格式。 五、期刊名称 “期刊名称”是对期刊命名格式作一下符合要求的设置。比如：显示完整期刊名、缩写、不替换、仅缩写期刊文章类型的题录、对于缩写期刊名称使用指定字体（这个选项可以对缩写期刊名称的字体作自己的设定）。根据“国标”我们使用“不替换”选项。 六、引文 "引文"用于定义参考文献在文中按照什么规则显示, 比如(张三,1996),或者[1],[2],[3]..., “引文”选项细分为：模板、作者列表、作者姓名、编号、排序方式、不明确的引文。 选中"模板"节点,如果刚才在"常规"部分启动了"多国语言模板", 可以看到“模板”有“English”和“Chinese”两大模块。根据“国标”要求，引文以“[题录编号]”(类似[1],[2]...) 的形式显示在文章中，因此我们通过“插入字段”功能，插入“题录编号”字段，如下图所示：  “字体”、“默认字号”均选中“默认字体”和“默认字号”。在下面的“前缀”和“后缀”选项里面我们填写“[”和“]”，“引文分隔符”中填写“，”，因为国标要求“年份格式”使用“2006”这样的格式，因此选中“使用4位年份”选项。 “作者列表”内有“作者分隔符”、“作者列表缩写（首次引用）”和“作者列表缩写（再次引用）”。根据“国标”要求，当出现多个作者时中间用“，”(逗 号) 分隔，最后一个作者之前用“and”分开。在“Chinese”模块里面照着“English”模块做一下相应设置。 作者姓名、编号、排序方式、不明确的引文，这些根据自己的输出要求，作一下简单的设置就行了。 七、参考文献 “参考文献”包括模板、作者列表、作者姓名、编辑列表、编辑姓名、布局、排序方式、标题大小写”。 “模板”是“参考文献”的重中之重，简单地说，制作输出样式就是制作“模板”。 模板的内容就是我们对于当前选定的题录在文章末尾如何输出的规定。首先开始设置文献模板类型.如果除"通用"之外的其它题录模板, 没有一个与当前即将输出的题录类型相匹配,那么默认用"通用"模板所设定的格式, 所以 “通用”模板是必不可少的。比如我们设置有 “期刊文章”、“书”、“学位论文”等模板，而没有“手稿”题录类型，如果当前要输出的这条题录恰好是“手稿”题录类型，软件就自动用“通用”的题录类型 将其导出。设置“通用”题录类型时，首先通过“题录类型”按钮插入“通用”类型，然后通过“插入字段”按钮来逐个插入我们要输出的字段, 如下图示:  现在我们再来看“通用”模板的设置。根据“国标”要求，在“通用”题录 类型里除了“作者”外还有 “标题”、“第二标题”、“文献类型的标识代码”、“版本”、“第二作者”、“出版地点”、“出版社”、“出版年份”、“卷”、“页码”等内容。我们将这 些内容逐个地通过“插入字段”按钮插入。 在“作者”和“标题”之间根据“国标”要求要有一个“.”，因此我们要在他们之间加一个“.”，另外我们还发现他们之间还有一个空格，对于空格的处理，最 好的办法是用连接符“*”以保证空格的固定输出。"国标"要求在“标题”和“第二标题”之间有一个“：”，我们加上，但是这里就要考虑一些特殊情况，如果 我们简单地设置成这样“*标题:第二标题”的话，那么“标题”是一定有的，不过“第二标题”可能有时没有，如果没有的话，后面将要为空，但是“标题”后面 的“：”还会出现，这样就要出错了! “：”应该和后面的“第二标题”关联，即“第二标题”没有时，“：”不输出，这时我们用分隔符“|”将他们分开，设置成“*标题|:第二标题”。 接着插入字段“文献类型标识代码”,按照“国标”要求“通用”类型设置成“Z”，后面有一个“.”然后是插入“版本”和“第二作者”，我们设置成如下形 式：“第二标题|[Z].*|版本*ed.*第二作者.”“版本”后面的“ed.”和“第二作者”后面的“.”，这是根据“国标”要求必须的。至于 “ed”和“第二作者”前面的“*”，这是因为按照“国标”要求，“ed”和“第二作者”之间要有一个空格，这里仍用连接符“*”以保证空格的固定输出。 接下来是插入“出版地点：出版社”，根据“国标”要求，它和“第二作者”之间有空格，我们仍然用连接符“*”来实现，另外还规定“出版地点”和“出版社” 之间要有“：”以及“出版社”和“年份”之间是一个“，”。接下来是“年份”、“卷”和“页码”，我们要这样设置：“年份|:卷,页码|.”----- 因为根据“国标”要求，“年份”“卷”之间有一个“：”以及“卷”“页码”之间有一个“，”和最后结尾要以“.”结束。 考虑这样的情况: 一：如果“卷”不存在时，那么输出时就成了类似“2006 ：123-125”这样的形式，显然是不对的，我们要把其中的“：”去掉，那就要用分隔符“|”将“年份”和“卷”分隔开，这样当“卷”不存在时，“：”也不将输出，以得到正确输出； 二：按照“国标”要求每个题录最后都要以“.”结束，但是如果当“页码”不存在时那么根据依赖关系，“.”将和它前面的“页码”相依赖，也就是页码存在时 “.”输出，反之将不输出。这样是不符合“国标”要求的，我们要将最后面的“.”固定输出，那么这里只要用一个分隔符“|”将“页码”和“.”分隔开就可 以了。 此时“English”模板里面的“通用”题录类型就做成了，在“Chinese”里面作一下相应修改就可以了，那就是“版本”后面的“ed”去掉，因为“国标”要求是不用的。 下面是一个重要的题录类型的制作，那就是“期刊文章”。首先通过“题录类型”按钮在弹出的菜单里面选中“期刊文章”，然后根据“国标”要求，“期 刊文章”题录类型里要有“作者”、“标题”、“期刊”、“年份”、“卷”、“期”、“页码”。我们通过“插入字段”功能逐个插入，接下来做一下特殊情况的 处理。在“作者”和“标题”之间有一个“.”和一个空格（仍用连接符实现），因此将其设置成“作者.*标题”的形式，“标题”后面的文章类型标识代码根据 “国标”要求，“期刊文章”是“[J]”。同样的情况“标题”和“期刊”之间有“.”和空格，要用同样的处理。根据“国标”要求，“年份”“卷”“期” “页码”它们的输出形式是“年份，卷（期）：页码”，这里仍要作一下特殊情况的处理：一是当“卷”不存在时，将要输出比如“2006，（2006）”这样 的形式，显然中间的“，”是不需要的，需要用分隔符“|”将它们的依赖关系破坏，这样的话“，”就和后面的“卷”相依赖，“卷”不存在时“，”也将不输 出，这样才符合正确的输出要求；二是“期”前面的“（”和后面的“）”要和“期”相依赖，也就是说如果“期”不存在时，前面的“（”和后面的“）”不输 出，同样用分隔符“|”将“（”和“卷”和依赖关系破坏掉，将“（”和它后面的“期”相依赖；三是“期”和“页码”之间的“：”不能和它前面的“）”相依 赖，仍然要设定成“：”和它后面的“页码”相依赖，同样要在“：”前加分隔符“|”；四是结尾的“.”是固定输出的，也要将“.”和它前面的“页码”用分 隔符隔开，以保证“.”的固定输出。“期刊文章”的“Chinese”和它的“English”一样，做同样的工作就完成了“期刊文章”题录类型的全部设 置。 接下来的“书”、“学位论文”、“会议论文集”、“报纸文章”、“计算机软件”、“书的章节”、“杂志文章”、“编著”、“报告”、“专利”、“技术标准”、“论文集”等这些题录类型的设置结果如下： 书 作者.*标题[M].*版本*ed.*城市:出版社,年份|:页数|. 学位论文 作者.*标题[D].*城市:大学,年份|. 会议论文集 作者.*标题[C].*会议地点:出版社,会议年份|. 报纸文章 撰稿人.*标题[N].*报纸名,显示日期|(页码)|. 计算机软件 开发者.*标题[DB/CD].*版本*ed.*城市:出版社,年份|. 书的章节 作者.*标题[M] 图书标题,*版本.*ed;*编者,*城市:出版社,年份|: 卷|,页码|. 杂志文章 作者.*标题[J].*杂志.显示日期,年份|:页码|. 编著 编者.*标题[G].*版本*ed.*城市:出版社,年份|:页数|. 报告 作者.*标题[R].*城市:组织/研究所|,年份|. 专利 发明人.*标题|:国别,申请号|[P].*|发布日期|[显示日期]|.*链接|. 技术标准 发布组织.*标题[S].*版本*ed.*国别,委员会地址:技术委员会,年份|:发布日期|. 论文集 作者.*标题[C].*版本*ed.*出版地点:出版社,年份|. 电子出版物 作者.*标题[EB/OL].*城市:出版社,年份|/最后更新日期|[访问日期].*链接|. 电子书 作者.*标题[EB/OL].*出版社,年份,卷|(编号)|[访问日期].*链接|. 另外的作者列表、作者姓名、编辑列表、编辑姓名、排序方式、标题大小写，根据自己的要求作一下符合自己输出要求的简单操作就行。 “国标”要求输出时，每个输出前都有“[题录序号]”，我们可以在“参考文献”的“布局”选项里做统一的设置。在“题录前缀文本”里通过右边的“插入字 段”按钮插入 “题录编号”，然后用“[ ]”作前后缀。在“国标”里面每个题录的结尾没有其它要求，因此不进行“题录后缀文本”的设置。 |
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2楼2006-09-29 07:50:31
