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huangguaha木虫之王 (文坛精英)
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安全文件控制 截止今晚9点
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5.3 文件的发放 5.3.1 公司级体系文件的发放由能源环保部负责，部门体系文件的发放由各部门负责，必须确保相关部门使用的文件是现行有效版本。 5.3.2 下发受控文件前，首先依据文件内容所涉及的部门由文件起草人或审核人确定受控文件发放的相关部门或个人及文件发放的数量，由发文人填写《发文登记簿》(见附表)中除“签收人、备注”栏外的有关内容。 5.3.2.1 书面形式发放时，在文件发放前标明文件的流水号（流水号从001开始），发文人通知收文单位人员领取文件并在“签收人”处签名。文件领回后，收文人应及时填写《收文登记簿》(见附表)的全部内容，在“备注”中注明文件是否转发。 5.3.2.2 电子形式发放时： 5.3.2.2.1 公司办公自动化网上以公务或邮件发放时，当发文人收到收文人的反馈信息时，应在“签收人”一栏填写网上接收人的姓名并在备注一栏填写收文人接收文件后反馈信息的时间。（各事业部在本部的办公自动化网发文时，当没有反馈信息的程序设置时，应以电话或其他方式通知收文人，以确认其确实收到了所发的文件并在“签收人”一栏注明。）当一周内无任何反馈信息，又找不到收文人时，应向其领导反映，采取其他措施保证收文单位获取文件。 5.3.2.2.2 在公司办公自动化网主页发布受控文件时，应同时将此发文信息以公务或邮件的形式发送至相关部门的环保负责人或文件管理员，以便取得获知信息，确保文件的使用单位及时获得此文件的发布信息。环保负责人或文件管理员在获知发文信息后必须及时进行传达。 5.3.2.2.3 当通过Internet以E-mail或传真、邮局邮寄的形式发放文件时，收文人或收文单位收到文件后，应以E-mail或电话进行回复，确认已收到相应文件，发文人应在备注栏注明。当一周内无任何反馈信息，又找不到收文人时，发文人应向其领导反映，采取其他措施保证收文单位获取文件。 5.3.2.2.4 收文人收到文件后及时填写《收文登记簿》的全部内容，在“备注”中注明文件的留存形式和是否转发。 5.3.2.2.5 网上文件打印或转发时，各部门必须严格按文件原格式执行，不得自行修改。 |
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